Co wiesz o Jednolitym Pliku Kontrolnym?

Od pewnego czasu wśród przedsiębiorców  wiele mówi się o Jednolitym Pliku Kontrolnym zwanym JPK. Wciąż  zadawane są pytania, których przedsiębiorstw JPK dotyczy i od kiedy obowiązuje. Jednolity Plik Kontrolny jest  zbiorem danych księgowych, posiadających ustandaryzowaną  strukturę i format, oparty na programach informatycznych służących  do prowadzenia księgowości. Tworzy się go poprzez  eksport danych, zawierających informacje o operacjach gospodarczych wykonanych w danym okresie.   Sporządza   się go w formacie XML, umożliwiającym   jego łatwe przetwarzanie. JPK to  zatem nic innego jak dodatkowa ewidencja gromadząca i porządkująca dane według  wyznaczonego systemu.  Struktury te obejmują : księgi rachunkowe – JPK KR,  wyciąg bankowy – JPK WB, magazyn – JPK MAG, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT – JPK VAT, faktury VAT – JPK FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK PKPIR, ewidencja przychodów – JPK EWP. Przekazywanie danych w postaci elektronicznej na  prośbę  organów Kontroli Administracji Skarbowej odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zapewniających bezpieczeństwo, wiarygodność i niezaprzeczalność  danych zawartych w księgach. Dotychczas  obowiązujące przepisy nie  narzucały dokładnej formy przekazywania danych organom kontroli skarbowej.  Informacje udostępniano w formie elektronicznej, ale w różnych formatach, co uniemożliwiało ich porównywania  i zestawiania.   Paraliżowało to pracę urzędnikom i  absorbowało ogromną ilość czasu.  Receptą na rozwiązanie tych problemów stał się właśnie Jednolity Plik Kontrolny.

Jego  głównym  zadaniem  jest  ujednolicenie sposobu przekazywania danych, co  umożliwi skrócenie czasu kontroli oraz obniżenie kosztów. W większości  przypadków przekazanie pliku będzie wiązało się z dokonaniem czynności sprawdzających, po których kontrola u podatnika nie będzie konieczna.  Dostęp  organów administracji skarbowej do  przejrzystych  danych pozwoli na  sprawne wyszukanie błędów, co daje szansę na  sprawne przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT czy unikaniu opodatkowania. Dodatkową korzyścią jest ujednolicenie procedur kontrolnych i sprawdzających, co  pozwoli   skutecznej  zarządzać zespołami  dokonującymi czynności kontrolnych.  Aby JPK spełnił  swoją funkcję, do nowych wymogów  muszą dostosować się wszyscy przedsiębiorcy.  Wszelkie  systemy księgowe w firmie muszą mieć  możliwość eksportu danych dotyczących  wszystkich  operacji księgowych w danym okresie.  Przedsiębiorcy zobowiązani są  do przekazywania plików JPK na żądanie organów podatkowych w jednym z dwóch terminów: od 1 lipca 2016 r. – duże podmioty, od lipca 2018 r. – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Do comiesięcznego przekazywania JPK organom kontroli skarbowej bezwzględnie zobowiązani są  przedsiębiorcy prowadzący ewidencję zakupu i sprzedaży VAT. Od 1 lipca 2016 roku zobowiązane są do tego duże podmioty, od 1 stycznia 2017 – małe i średnie, natomiast od 1 stycznia 2018 – mikro przedsiębiorcy.  O tym czy  dane przedsiebiorstwo jest dużym, średnim, małym, czy mikro przedsiębiorstwem decyduje średnia liczba zatrudnionych w danym roku pracowników, roczny obrót netto ze sprzedaży oraz suma aktywów bilansu. Te trzy parametry określa się na podstawie dwóch ostatnich lat działalności. Aby sprostać wymogom wynikającym z nowych przepisów  najłatwiej byłoby  wyposażyć  się w oprogramowanie umożliwiające  łączenie plików JPK pochodzących z różnych miejsc i dowolnych systemów księgowych lub sprzedażowych oraz przesyłanie go  organom podatkowym w formie elektronicznej.   Takim właśnie programem jest JPK Link stworzony przez Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT. Program JPK Link, połączy różne bazy w jeden plik JPK, w którym każdy dokument będzie wykazany w osobnej pozycji. Warunek jest jeden – wszystkie programy księgowe, w których  tworzone  są te dokumenty muszą mieć  możliwość utworzenia pliku JPK w aktualnej strukturze XML określonej przez ministerstwo finansów.  Program obsługuje także plik JPK VAT, którego comiesięczna wysyłka jest obecnie obowiązkiem większości przedsiębiorców. Dodawanie plików źródłowych w programie JPK Link jest bardzo  proste.  Umożliwia on scalanie plików JPK w module Scal JPK. Użytkownik wskazuje,  gdzie znajdują się te pliki (na dysku, na pendrive, w zasobach sieciowych itd.), a następnie  korzysta z funkcji Dodaj bądź przeciąga je na pulpit programu. Dołączenie plików do programu bądź łączenie JPK nie powoduje żadnej ingerencji  w te pliki.

Pozostają one w swojej lokalizacji  w takiej formie jak dotychczas. Program JPK Link™ odnotowuje  jedynie ich położenie. W programie JPK Link™ możesz  bez problemu  sprawdzić czy pliki otrzymane z różnych systemów, pochodzące od różnych producentów i utworzone w różnych lokalizacjach są  prawidłowe.    Jeżeli sprawdzenie poszczególnych plików i całej Grupy przebiegła pomyślnie, wówczas można przystąpić do scalania Grupy używając funkcji Scal.  Po chwili pojawi się  komunikat  świadczący o prawidłowo przygotowanym złączonym pliku i można przystąpić do jego wysyłki.  Cały proces tworzenia jednego pliku JPK i jego wysyłki odbywa się w kilku  prostych  krokach: wskazanie plików JPK,  weryfikacja plików, scalanie plików, podpisanie scalonego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłanie scalonego pliku, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Program JPK Link jest  stworzony dla jednostek budżetowych, firm wielooddziałowych i biur rachunkowych. Do obsługi programu jest  niezbędny system Windows 7 lub wyższy. JPK Link to program  funkcjonalny i godny polecenia. Każdy przedsiębiorca z pewnością będzie zadowolony z jego użytkowania.

 

Tekst powstał w oparciu o: jpk-link.pl